La phase de conception du tableau de bord est primordiale et demande beaucoup de temps si on veut répondre pertinemment aux demandes exprimées par les destinataires et utilisateurs du tableau de bord. Celui-ci doit permettre de prendre des décisions. S’il ne répond pas à cette exigence, il ne peut malheureusement pas être considéré comme un tableau de bord.

Nous allons examiner successivement les phases de mise en œuvre du tableau de bord.

Phase d’analyse :

Tout commence par une analyse de l’entreprise et de son environnement. Le concepteur reçoit en outre des informations des demandeurs du tableau de bord sur les indicateurs à suivre, la fréquence et le format de restitution, les utilisateurs du tableau de bord. Le concepteur peut en complément des éléments fournis formuler des propositions d’indicateurs à suivre si les demandeurs n’ont pas d’idée précise.

Le concepteur établit une synthèse des besoins recensés.

Phase de conception et réalisation :

Concevoir un tableau de bord consiste à penser la structure de celui-ci. Cette structure comprend :

-          Les données collectées : il est nécessaire d’analyser le Système d’informations de l’entreprise afin de vérifier la faisabilité en matière de récupération des données alimentant le tableau de bord.

-          Les calculs : c’est une étape intermédiaire qui permet d’automatiser la récupération des données sous formes d’agrégats.

-          La restitution : éléments synthétiques du tableau de bord et le format utilisé

-          La documentation : elle explique les phases de mise en place du tableau de bord.

A ce niveau d’avancement, le concepteur doit transmettre au destinataire du tableau de bord une note sur les modalités de conception du tableau de bord (présentation utilisée des indicateurs sous forme de chiffres ou de graphiques …) pour validation et éviter tout malentendu entre les parties.

Réaliser un tableau de bord implique d’utiliser des données historiques, c’est-à-dire cohérentes avec la réalité afin de ne pas dérouter l’utilisateur lors de la présentation du tableau de bord. Le tableau de bord doit intéresser un maximum d’acteurs et ne doit pas être envisagé comme un outil de sanction et de contrôle mais bien comme un outil de décision.

Le tableau de bord ne doit pas être rigide, il faut qu’il soit suffisamment flexible à toute adaptation ultérieure.

Il faut en outre effectuer des tests pour vérifier la fiabilité des informations restituées dans le tableau de bord.

Phase de présentation :

le tableau de bord doit être présenté dans sa version initiale aux futurs utilisateurs. Il sera éventuellement modifié en fonction des remarques formulées par les destinataires du tableau de bord.

Phase de veille technique :

il est nécessaire d'en prévoir une sur une période définie avec l'entreprise, en général sur une durée d'un an, afin de pallier à l'apparition de tout disfonctionnement éventuel ou d'apporter toute amélioration nécessaire.