L’entreprise ne doit pas se contenter de suivre sa trésorerie au jour le jour, mais également regarder vers le futur et prévoir sa trésorerie à court et à moyen terme.

Dans ses prévisions, il est nécessaire que l’entreprise tienne compte de la TVA et qu’elle ne raisonne pas en hors taxe. L’entreprise doit tenir compte des délais de paiements des clients et des délais de règlements des fournisseurs.

La prévision de trésorerie se fait sur plusieurs périodes :

Tout d’abord, la prévision doit être annuelle avec l’élaboration du budget de trésorerie à partir du compte de résultat prévisionnel (en retraitant les éléments purement comptables qui ne représentent pas des flux de trésorerie, tels que les amortissements).

Le budget donne un solde de fin de mois. Cependant pendant le mois, les fluctuations peuvent être importantes. Par exemple, le solde de trésorerie pourra être négatif tout le mois et des encaissements conséquents à la fin du mois permettront d’afficher un solde positif. Un suivi mensuel pourrait donner alors une vision tronquée de la réalité.

Il sera par conséquent nécessaire de faire une prévision hebdomadaire voire si possible quotidienne pour détecter au cours du mois les jours où la trésorerie présente un solde négatif et ainsi rechercher les moyens de faire face à cette situation.

Prévoir, c’est anticiper. Si l’entreprise élabore régulièrement une prévision de trésorerie, elle pourra anticiper le recours à un financement à moyen terme. Cela lui permettra de prendre son temps dans la négociation  avec sa banque pour obtenir un emprunt ou un découvert à des conditions optimales, et éventuellement d’envisager une mise en concurrence de plusieurs banques.

Suivre sa trésorerie sur un logiciel proposé par un éditeur indépendant permet une autonomie vis-à-vis des banques. Le jour où l’entreprise change d’établissement bancaire, elle peut conserver son outil.

Le logiciel de trésorerie comprend plusieurs modules.

Premièrement, le module de communication bancaire sert à échanger avec les banques, dans un sens banque client en récupérant les relevés de comptes mais également dans un sens client banque en transmettant des fichiers de virements pour le règlement des fournisseurs ou des salaires.

Ensuite, l’entreprise peut acquérir des modules comme la trésorerie pour la gestion de la trésorerie (suivi des soldes, suivi des flux…) ou le rapprochement bancaire pour ne citer que les plus répandus.

Pour utiliser les logiciels, les éditeurs vous proposent l’achat d’une licence avec l’installation des logiciels sur les serveurs de l’entreprise. D’autres éditeurs vous proposent le mode « SaaS » (Software as a service) selon lequel les applications sont hébergées non pas dans les entreprises mais dans des centres de traitement de données ou Datacenter. Ce second cas de figure présente un avantage, la maintenance et les mises à jours ne sont pas prises en charge par l’entreprise mais par l’hébergeur.

La trésorerie est pour l’entreprise une préoccupation majeure et cela quelle que soit sa taille. Chaque entreprise doit pouvoir connaître en permanence son niveau de trésorerie, actuel et futur.

Pour l’y aider, l’entreprise doit avoir la possibilité de visualiser au quotidien ses relevés de comptes. Ainsi, cela  permet de vérifier notamment que les factures clients ont été encaissées, que la banque ne prélève pas d’agios ou de commissions non justifiées et ainsi de réagir plus rapidement à tout dysfonctionnement.

Il ne faut donc pas attendre la réception des relevés papier pour suivre sa trésorerie, il faut prévoir cette consultation sous une autre forme.

En premier lieu, l’entreprise peut disposer d’une connexion internet avec sa banque qui lui restitue les relevés de compte au quotidien. Si l’entreprise noue une relation bancaire avec plusieurs établissements, elle devra disposer alors d’un accès internet avec chacune des banques.

En outre, l’entreprise peut opter pour une autre solution qui est d’acquérir un logiciel de trésorerie auprès d’un éditeur spécialisé. Ce logiciel, dont le coût n’est pas à sous estimer, permettra ainsi à l’entreprise de suivre ses comptes sur une même base et de simplifier les consultations.

Dans le prochain article, nous nous intéresserons au choix du logiciel.