La mobilité bancaire, c’est parti depuis quelques jours, le 07 février précisément.

Dans un précédent article en date du 19 novembre 2016, nous vous avions expliqué ce qu’est la mobilité bancaire, son objet, sa cible, ses conséquences.

Pour rappel, la mobilité doit favoriser pour le particulier le changement de banque. Ainsi, le particulier a la possibilité de signer un mandat avec sa nouvelle banque qui se charge de toutes les formalités pour informer les tiers du changement de coordonnées bancaires.

Nous allons voir dans cet article ce que les entreprises vont être amenées à gérer.

Les entreprises reçoivent des informations de leur banque relatives aux changements de coordonnées bancaires :

-          De leurs clients qu’elles prélèvent (entreprises de téléphonie, électricité, gaz, péages d’autoroutes…).

-          De leurs salariés.

Cette information est reçue par différents canaux :

-          Fichier électronique au format variable XML.

-          Relevé papier

-          Mise à disposition sur le site de la banque.

Que doivent faire les entreprises ?

D’une part, les entreprises doivent procéder aux modifications des coordonnées bancaires dans leurs  systèmes d’information. Plus la volumétrie est importante et plus l’intégration d’un fichier électronique se justifiera.

Aussi, faudra-t-il prévoir des développements techniques pour permettre l’intégration de ces fichiers bancaires.

D’autre part, les entreprises devront informer leurs clients de la prise en compte des nouvelles coordonnées bancaires dans les 10 jours qui suivent la réception de l’information. En théorie, il s’agit d’une obligation mais aucune sanction ne semble s’appliquer en cas de manquement, si on se réfère à l’article R. 312-4-4 où il est indiqué que « que l’émetteur de prélèvement informe le client de la prise en compte de coordonnées du nouveau compte ». 

Pour comprendre comment évolue la trésorerie d’une entreprise, on analyse la génération de trésorerie par flux. En général, on retient trois types de flux :

• Les flux d’activité

• Les flux d’investissements

• Les flux de financement

Les flux d’activité doivent générés de la trésorerie, condition indispensable à la survie de l’entreprise. Cette trésorerie doit être conséquente pour rembourser les dettes et financer une partie des investissements.

Les flux d‘investissements correspondent aux acquisitions d’immobilisations répondant à des mises aux normes, à des renouvellements de l’outil de production ou à des changements stratégiques, à un désendettement en cas de cessions.

Les flux de financement représentent les opérations en capital, les emprunts contractés et remboursés et les distributions de dividendes.

Comment calculer la variation de trésorerie générée par chacun de ces flux ?

Certaines entreprises de par leur taille utilisent un logiciel de trésorerie qui leur permet d’une part de récupérer au quotidien les écritures bancaires et d’autre part de les intégrer dans un module où à partir d’un paramétrage il sera possible de faire une restitution par type de flux.
Ainsi, on pourra sortir du logiciel un reporting par flux : activité, investissements, financement, qui déterminera l’évolution de la trésorerie.

En l’absence d’outil dédié, on utilisera notamment le bilan et le compte de résultat pour expliquer la variation de la trésorerie.

1. Trésorerie généré par les  flux de l’activité, on utilise deux méthodes.
   
   

La première consiste à calculer la différence entre la CAF et la variation du BFR. Pour mémoire, ces notions ont été présentées dans de précédents articles.

La seconde méthode se définit de la façon suivante :
Chiffre d’affaires +/- variation des créances clients
-Achats facturés +/- variation des dettes fournisseurs
-Charges de personnel
-Impôt sur les Sociétés

Prenons un exemple pour illustrer nos explications :

Chiffre d’Affaires      500                  variation créances clients N-1 = 10   N = 30
Achats                        200                  variation stocks              N-1 = 15   N = 20
Personnel                    100                  variation dettes frs         N-1 = 30   N = 40
Amortissements          100
Résultat                      100
IS                                   25
RN                                 75

Première méthode :
CAF = 75+100 = 175 BFR = (30-10)+(20-15)-(40-30) = 15                                            Trésorerie = 175-15 = 160

Deuxième méthode :
CA – créances = 500-20=480            Achats-stocks et frs = 200+5-10=195
Trésorerie = 480-195-100-25 = 160

          2.  Trésorerie générée par les flux d’investissements

Celle-ci est égale à la différence entre les acquisitions et les cessions d’immobilisations.

           3.   Trésorerie générée par les flux de financement

Il s’agit des opérations en capital (augmentation de capital…), dettes contractées ou remboursées, dividendes distribués.

La variation de trésorerie correspondant à la variation des flux d’activité, de l’investissement et de financement est égale à la variation de trésorerie indiquée au bilan (postes disponibilités ou concours bancaires courants).

Souvent quand on parle d’impayés, on a à l’esprit qu’il s’agit d’une créance irrécouvrable, c’est-à-dire une créance détenue par l’entreprise sur son client et considérée comme définitivement perdue.

Or, il faut raisonner différemment. On doit parler d’impayé pour toute facture non réglée à l’échéance.

Une facture non honorée à la date d’échéance entraîne un travail de relance pour récupérer la somme due cela peut entraîner un temps de travail et une dépense d’énergie considérables.

Dans les grandes entreprises, ce travail de recouvrement de créances est dévolu à un service qui y consacrera la majeure partie de son temps de travail. Il ne suffit pas de constater l’impayé pour déclencher une démarche qui peut aller jusqu’au contentieux, il faut se montrer réactif et anticiper tout impayé en contactant le client quelques jours avant l’échéance pour s’assurer que ce dernier procèdera bien au paiement.

Dans les PME/TPE, le travail de relance ne fait pas partie d’une tâche à temps plein d’un salarié. On constate que la personne en charge des relances, le plus souvent  une assistante administrative, n’a pas reçu de formation et effectue cette activité après avoir terminé ses autres tâches.

Si la PME/TPE n’est pas armée pour affronter les impayés et pas formée au travail de relance, il peut être intéressant pour elle de faire appel à un prestataire externe, spécialisé dans cette activité et qui mettra en avant son savoir-faire pour gérer au mieux toute situation d’impayés par un règlement amiable ou une action judiciaire. Il existe sur le marché suffisamment de cabinets exerçant dans ce domaine pour que les petites et moyennes entreprises puissent trouver un prestataire répondant à leurs attentes.

Cela a évidemment un coût mais il faut ramener cette dépense à la perte qu’aurait enregistrée l’entreprise sans un travail efficace de relance. De plus, cela permet à la personne en charge du travail de relance de dégager du temps dévolu aux tâches habituelles.

Faire appel à un tiers permettra à la PME/TPE d’améliorer sa trésorerie, de donner une meilleure image aux banques au moment de négocier un prêt mais également de permettre de régler les fournisseurs en respectant les délais de paiement.

Pour un entrepreneur, il est primordial d’avoir conscience de l’importance de la trésorerie mais également des prévisions de trésorerie. Prévoir sa situation de trésorerie permet d’anticiper toute difficulté financière pouvant se présenter à court ou à long terme et de piloter au mieux tout financement nécessaire pour faire face à un déficit passager ou prolongé de la trésorerie.

Piloter sa trésorerie permet d’éviter à l’entreprise d’être confrontée à un état de cessation de paiement pouvant entraîner sa liquidation.

Pour élaborer les prévisions de trésorerie, il ne faut pas obligatoirement se projeter dans un horizon lointain si on ne peut produire des prévisions relativement fiables.

Le plan de trésorerie se compose de deux parties : les encaissements (ventes, apports, emprunts…) et les décaissements (achats, charges externes, taxes, charges de personnel, investissements, remboursement d’emprunts, intérêts d’emprunt, impôts et dividende).

Pour établir un budget ou d’un plan de trésorerie, il est nécessaire de collecter de l’information auprès de différents services de l’entreprise si celle-ci a la taille et les ressources pour constituer plusieurs services (Contrôle de gestion, Comptabilité…). Nous pouvons recenser les sources suivantes :

• Le budget d’exploitation pour les encaissements et les décaissements liés à l’activité : ventes, achats, charges externes (achats non stockables comme l’eau ou l’énergie, location, entretien…), les charges de personnel, les taxes.

  Les données sont présentées hors taxe, il faut les convertir en TTC en leur appliquant le taux de TVA en vigueur. La TVA à décaisser apparaîtra sur une ligne du plan de trésorerie non prévue dans le budget d’exploitation.

• Le budget d’investissements présenté également en HT.

• La dette et la charge d’intérêts, suivies par le service en charge des financements et de la trésorerie.

Une fois les données collectées, il faut appliquer des lois d’éclatements ou de report sur les produits et les charges en tenant compte des délais d’encaissements et de décaissements des clients et fournisseurs.

Le budget d’exploitation est mensualisé selon le mois auquel se rapporte la charge. Prenons l’exemple du loyer du premier trimestre de 3 000 euros que doit s’acquitter une entreprise.
Le budget d’exploitation présentera la charge mensualisée, c’est-à-dire 1 000 euros en janvier, 1 000 euros en février et 1 000 euros en mars. Par contre, le règlement intervenant début janvier à terme à échoir, il faudra enregistrer dans le plan de trésorerie les 3 000 euros en janvier et donc ne pas l’étaler sur plusieurs mois.

Par ailleurs, une prestation ou une vente de marchandise facturée au client le 15 janvier apparaîtra dans le budget d’exploitation en janvier mais seulement en février dans le plan de trésorerie si le délai client est de 30 jours. Enfin, on peut étaler l’encaissement d’une vente selon des lois d’éclatement déterminées au préalable. Par exemple, on pose l’hypothèse selon laquelle, 30% d’une vente sera encaissée en M+1, 60% en M+2 et 10% en M+3.

Il ne suffit pas seulement d’élaborer un plan de trésorerie annuel, semestriel ou trimestriel, il faut encore savoir le faire vivre. Qu’est-ce que cela veut dire ?

Le plan de trésorerie doit être mis à jour en fonction d’informations reçues tel que le décalage d’un projet d’investissements, le décalage de paiement d’un client.

Il est fondamental de faire un rapprochement entre ce qui avait été prévu et ce qui est réalisé en analysant les écarts afin de mieux comprendre les décalages constatés et faire les ajustements requis pour les périodes suivantes.

A noter également que le plan de trésorerie présente une situation de fin de mois. Si le solde est positif, cela ne veut pas dire que la trésorerie est en permanence positive au cours du mois. Elle peut subir des fluctuations l’entraînant dans des zones de turbulences durant quelques jours au cours du mois. Ce qui nécessite un suivi plus attentif de la trésorerie, voire l’utilisation d’une ligne de découvert bancaire en cas de trésorerie négative.

Si vous désirez recevoir la maquette d’un plan de trésorerie, nous vous l’adresserons sur simple demande tout en répondant à chacune de vos questions.

Qu’entend-on par rapprochement bancaire ?

Il s’agit d’un document comptable qui justifie l’écart constaté si écart il y a entre le solde bancaire figurant sur le relevé de banque et le solde de la banque en comptabilité.

Le rapprochement bancaire est un document divisé en deux parties. La première partie reprend les écritures figurant sur le relevé bancaire. La seconde liste les écritures comptables mouvementant le compte de la banque (règlement fournisseurs, encaissements clients…).

Il doit avoir concordance entre les écritures bancaires et comptables de telle sorte que chaque écriture bancaire puisse être pointée avec une écriture comptable. Les écritures pointées disparaissent alors  du rapprochement bancaire.
Bien évidemment, il reste régulièrement des écritures aussi bien dans la partie comptable que dans la partie bancaire qui ne sont pas pointées, d’autant plus que la volumétrie est importante. Il peut s’agir de chèques émis pour régler des fournisseurs. Ces chèques sont enregistrés dans la comptabilité à une date T mais seront encaissés par le fournisseur avec un décalage par rapport à cette date T, les chèques figureront dans ce que l’on nomme les suspens bancaires et justifieront la différence entre le solde banque en comptabilité et le solde sur le relevé bancaire.

Prenons un exemple pour illustrer nos propos. La Société XX a établi un chèque pour son fournisseur YY d’un montant de 1 200 euros. Le solde comptable qui était avant l’émission du chèque de 4 200 euros passe donc  à 3 000 euros. Par contre, comme le fournisseur n’a pas encore encaissé le chèque, le solde sur le relevé de banque ne prend pas en compte le chèque et laisse donc apparaître un solde de 4 200 euros. La différence entre le solde en comptabilité (3 000 euros) et le solde à la banque (4 200 euros) soit 1 200 euros provient de ce chèque non débité en banque.

Par contre, nous pouvons avoir des écritures sur le relevé de banque qui restent en suspens, c’est-à-dire non rapprochées. Cela peut être le cas d’un virement reçu d’un client qui n’est pas identifié par la comptabilité (le montant encaissé ne correspond pas exactement  au montant attendu).

Le rapprochement bancaire doit être fait régulièrement. Il existe des outils qui permettent de gérer les rapprochements bancaires en automatique. Ainsi, les écritures bancaires et les écritures comptables sont importées en automatique dans l’outil de rapprochement afin de gagner du temps et d’éviter de ressaisir les données dans un fichier Excel. De plus, selon des critères définis au préalable, un certain nombre d’écritures comptables et bancaires seront rapprochées automatiquement.

Le travail de rapprochement doit être fait quasiment au quotidien afin de contrôler qu’aucune fraude n’ait été commise. En effet si par exemple un virement est émis de façon frauduleuse, il ne sera pas comptabilisé sauf si le comptable est complice de l’escroc à l’origine du virement, et il sera donc possible de détecter ce virement frauduleux grâce au rapprochement bancaire.
Le virement sera débité en banque mais n’aura aucune concordance en comptabilité. Suivre le rapprochement bancaire au fil de l’eau permettra de détecter cette anomalie dans le rapprochement et agir au plus vite afin de rechercher l’origine de la fraude et d’éviter d’autres fraudes ou des tentatives de fraudes.